Этот раздел следует использовать для справки при объявлении стандартных формальных записей. В приведенной после образца формы, показанного на рисунке, таблице дано описание каждого атрибута формы.
Кнопка Дальше в нижней части формы отображается только в случае выбора нескольких элементов для объявления их как Отдельных записей. Кнопку Дальше нажимать необязательно. Можно нажать кнопку Готово, чтобы применить те же метаданные к остальным записям. Кнопку Дальше необходимо нажать, только если при сохранении требуется присвоить каждой отдельной записи разные метаданные.
Для продолжения записи в репозиторий необходимо ввести данные во всех обязательных полях. В случае неправильной адресации в поле это поле не обрабатывается. Когда обработка невозможна, непринятые записи четко описываются красным текстом в нижней части формы. Убедитесь, что указаны данные во всех обязательных полях, а также что все данные являются допустимыми.
Таблице 11.3. Атрибуты стандартных записей
Запись DoD 5015 V3 стандартная (dmc_rm_dod5015v3_std_rec) | |
|---|---|
Атрибут (*) обозначает обязательные атрибуты | Описание |
* Имя записи | При выборе одного документа для записи имя документа вставляется в это поле автоматически. При выборе нескольких документов для единой записи в этом поле отображается надпись Введите имя записи. |
* Тема | В это поле можно ввести любое значение. Можно ввести основную тему документа. Уточните у администратора записей, как это поле определяется в вашей организации. |
* Тип носителя | Выбранное значение определяет материал или среду, используемые для хранения информации (например, микропленка, электронный носитель, бумага и т.п.) Эти значения создаются вашим администратором записей. Уточните у администратора записей, как это поле определяется в вашей организации. |
* Формат приложения | Выбранное значение определяет формат приложения, при помощи которого был создан документ, объявляемый как запись. Эти значения создаются вашим администратором записей. Уточните у администратора записей, как это поле определяется в вашей организации. |
* Организация-источник | Введенное в это поле значение определяет официальное название или код учреждения, ответственного за составление документа, объявляемого как запись. Уточните у администратора записей, как это поле определяется в вашей организации. |
Дата объявления | Значение этого поля заполняется автоматически при объявлении документа как формальной записи. |
Дата получения | Вводимое и выбираемое с помощью кнопки выбора дат значение может быть датой получения документа. Выбираемое с помощью кнопки выбора дат значение вставляется в расположенное слева поле даты, а в расположенное справа поле вставляется значение времени по умолчанию 00:00. Можно также навести курсор на любое из этих полей и изменить значения вручную. Уточните у администратора записей, как это поле определяется в вашей организации. |
* Дата публикации | Вводимое и выбираемое с помощью кнопки выбора дат значение может быть датой публикации документа. Выбираемое с помощью кнопки выбора дат значение вставляется в расположенное слева поле даты, а в расположенное справа поле вставляется значение времени по умолчанию 00:00. Можно также навести курсор на любое из этих полей и изменить значения вручную. Уточните у администратора записей, как это поле определяется в вашей организации. |
* Уникальный идентификатор записи | Поле только для чтения, заполняется автоматически (генерируется системой) для идентификации объекта записи. |
Идентификатор категории записи | Это поле заполняется автоматически на основании выбранной политики наименования. |
Жизненно важная запись | Это флажок только для чтения, который указывает, был ли объявляемый документ помечен как Жизненно важная запись с помощью функции меток сохранения службы политик сохранения RPS. Этот флажок устанавливается в случае применения метки сохранения с обозначением Жизненно важная запись. |
* Авторы | Введите имя лица (лиц), которые являются авторами объявляемого в качестве формальной записи документа. При необходимости с помощью кнопки Вставить можно вставить дополнительные поля, определяющие дополнительных авторов, но с помощью переключателя можно выбрать только одно поле. Можно также удалить вставленные дополнительные поля, выбрав их переключателем и нажав кнопку Удалить. |
Ключевые слова | Введите текст, который может использоваться для упрощения поиска. В качестве ключевых слов можно использовать метаданные формы, связанной с конкретной записью. При необходимости с помощью кнопки Вставить можно вставить дополнительные поля, определяющие дополнительные наборы ключевых слов, но с помощью переключателя можно выбрать только одно поле. Можно также удалить вставленные дополнительные поля, выбрав их переключателем и нажав кнопку Удалить. |
Первичные адресаты | Введите основное имя лица или лиц, являющихся авторами документа. Уточните у администратора записей, как это поле определяется в вашей организации. |
Другие адресаты | Введите имена любых других ответственных лиц, которые при необходимости могли бы разрешить возникающие вопросы. Уточните у администратора записей, как это поле определяется в вашей организации. |
Местоположения | Введите имя места хранения записи. Уточните у администратора записей, как это поле определяется в вашей организации. |
Название проекта | Выберите атрибутивную метку (и) из этого набора атрибутивных меток, обеспечивающую достаточный уровень безопасности при предоставлении доступа к записи членам группы, привязанным к определенной атрибутивной метке. |
Дополнительная метка | Добавьте дополнительные метки, чтобы обеспечить дополнительную безопасность объекту. |
Создать связь записи | Открывает страницу, позволяющую выбрать тип связи записей. На этой странице также есть указатель, позволяющий соединить объявляемую запись с другой записью в качестве дочерней или родительской с помощью выбранного типа связи. |