Контекстные папки и ящики представляют собой контейнеры репозитория с необязательным описанием в виде обогащенного текста и встроенными обсуждениями. Они позволяют описать рабочий контекст иерархии папки. Контекстная информация может включать подробные сведения о целях проекта, задачах, ролях, этапах и т.д. Поскольку при полнотекстовом поиске все описания и обсуждения в репозитории индексируются, их можно легко найти вместе с теми элементами, к которым они относятся.
Описания в виде обогащенного текста отображаются вверху контекстной папки (как приветственное сообщение при входе в комнату). Описания могут содержать сводную информацию о документах, инструкции по использованию материалов проекта или указатели на другие местоположения. Поскольку в описании может содержаться форматированный текст, изображения и гиперссылки, описания папок можно делать информативными, персонализированными и привлекающими внимание пользователей.
Обсуждение, встроенное в страницу контекстуальной папки, позволяет участникам группы приблизить общение к предмету своей работы (например, рецензированию документа), а не использовать электронную почту для ведения переписки по проекту. Благодаря организации комментариев в виде дерева такие обсуждения помогают компактно представить весь относящийся к работе поток информации.
В той или иной форме все проектные группы ведут общение по различным темам, таким, как возникающие проблемы, принятие решений о сроках, планы развития, идеи по продуктам и обратная связь с клиентами. Обсуждения в контекстных папках позволяют группам постоянно иметь доступ к такому источнику временной, но исторически ценной информации.
Создание новой контекстной папки
Перейдите в место, где должна быть создана новая папка.
Выберите Файл > Создать > Папка.
Откроется диалоговое окно Новая папка.
На вкладке Создать укажите следующие свойства.
Имя (обязательно) Имя новой папки.
Тип Тип папки.
Описание В окне редактора RTE создайте описание, которое будет отображаться под путем навигации на странице папки (необязательно).
Чтобы подписаться на папку, установите флажок Подписаться на эту папку (щелкните значок [+] Показать параметры, если необходимо отобразить этот флажок).
Чтобы создать папку, достаточно перейти на другую вкладку или нажать Готово.
Нажмите Готово, чтобы закрыть диалоговое окно и создать папку.
Или нажмите Отмена, чтобы закрыть диалоговое окно, не создавая папку.
Чтобы включить обсуждение для папки, необходимо установить флажок Показать обсуждение на вкладке Сведения в диалоговом окне свойств папки.