* Имя записи

При выборе одного документа для записи имя документа вставляется в это поле автоматически. При выборе нескольких документов для единой записи в этом поле отображается надпись Введите имя записи.

Идентификатор категории записи

Это поле заполняется автоматически на основании выбранной политики наименования.

* Тема

В это поле можно ввести любое значение. Можно ввести основную тему документа.

Уточните у администратора записей, как это поле определяется в вашей организации.

* Тип носителя

Выбранное значение определяет материал или среду, используемые для хранения информации (например, микропленка, электронный носитель, бумага и т.п.)

Эти значения создаются вашим администратором записей.

Уточните у администратора записей, как это поле определяется в вашей организации.

* Формат

Выбранное значение определяет формат приложения, при помощи которого был создан документ, объявляемый как запись.

Эти значения создаются вашим администратором записей.

Уточните у администратора записей, как это поле определяется в вашей организации.

* Организация-источник

Введенное в это поле значение определяет официальное название или код учреждения, ответственного за составление документа, объявляемого как запись.

Уточните у администратора записей, как это поле определяется в вашей организации.

Дата объявления

Значение этого поля заполняется автоматически при объявлении документа как формальной записи.

Дата получения

Выбираемое значение может быть датой получения документа.

Уточните у администратора записей, как это поле определяется в вашей организации.

* Дата публикации

Выбираемое значение может быть датой публикации документа.

Уточните у администратора записей, как это поле определяется в вашей организации.

* Уникальный идентификатор записи

Поле только для чтения, заполняется автоматически (генерируется системой) для идентификации объекта записи.

Индикатор жизненно важной записи

Флажок только для чтения. Если флажок установлен, это означает, что объявляемый документ имеет метку сохранения с обозначением "Жизненно важная запись".

* Авторы

Введите имя лица (лиц), которые являются авторами объявляемого в качестве формальной записи документа.

Если необходимо определить дополнительные значения этого атрибута, нажмите кнопку Вставить. При нажатии кнопки Удалить выполняется удаление поля, выбранного с помощью переключателя. Можно вставить несколько полей для создания списка возможных вариантов, но с помощью переключателя можно будет выбрать только одно поле.

Ключевые слова

Введите текст, который может использоваться для упрощения поиска. В качестве ключевых слов можно использовать метаданные формы, связанной с конкретной записью.

Если необходимо определить дополнительные значения этого атрибута, нажмите кнопку Вставить. При нажатии кнопки Удалить выполняется удаление поля, выбранного с помощью переключателя. Можно вставить несколько полей для создания списка возможных вариантов, но с помощью переключателя можно будет выбрать только одно поле.

Адресаты

Введите основное имя лица или лиц, являющихся авторами документа.

Уточните у администратора записей, как это поле определяется в вашей организации.

Если необходимо определить дополнительные значения этого атрибута, нажмите кнопку Вставить. При нажатии кнопки Удалить выполняется удаление поля, выбранного с помощью переключателя. Можно вставить несколько полей для создания списка возможных вариантов, но с помощью переключателя можно будет выбрать только одно поле.

Другие адресаты

Введите имена любых других ответственных лиц, которые при необходимости могли бы разрешить возникающие вопросы.

Уточните у администратора записей, как это поле определяется в вашей организации.

Если необходимо определить дополнительные значения этого атрибута, нажмите кнопку Вставить. При нажатии кнопки Удалить выполняется удаление поля, выбранного с помощью переключателя. Можно вставить несколько полей для создания списка возможных вариантов, но с помощью переключателя можно будет выбрать только одно поле.

Местоположения

Введите имя места хранения записи.

Уточните у администратора записей, как это поле определяется в вашей организации.

Если необходимо определить дополнительные значения этого атрибута, нажмите кнопку Вставить. При нажатии кнопки Удалить выполняется удаление поля, выбранного с помощью переключателя. Можно вставить несколько полей для создания списка возможных вариантов, но с помощью переключателя можно будет выбрать только одно поле.

Источник

Поля классификации для классифицированной записи могут быть извлечены, то есть заполнены автоматически из Руководства по классификации или из Исходной классифицированной записи. Они также могут заполняться вручную, если переключатель установлен в положение нет. В любом случае при установке переключателя в положение Руководство по классификации или Исходная классифицированная запись необходимо выбрать нужный элемент в соответствующем списке.

В форму копируются значения следующих полей классификации:

Другие источники

Текстовое поле этого атрибута позволяет описать другие источники, которые вы можете использовать или к которым можете обращаться для получения значений, если они не извлекаются из руководства по классификации или исходной классифицированной записи. Можно с помощью кнопок "Вставить" или "Удалить" добавлять и удалять текстовые поля для определения нескольких других источников.

Название проекта

Выберите атрибутивную метку (и) из этого набора атрибутивных меток, обеспечивающую достаточный уровень безопасности при предоставлении доступа к записи членам группы, привязанным к определенной атрибутивной метке.

Дополнительная метка

Выберите атрибутивную метку (и) из этого набора атрибутивных меток, если необходима дополнительная безопасность в дополнение к существующей безопасности.

Понижение уровня безопасности по расписанию

Следующие параметры добавляются в нижней части формы при установке флажка этого атрибута:

Понижение уровня безопасности по

Используйте этот параметр для определения триггера, который будет использован для начала понижения уровня безопасности. Хотя в списке присутствует три триггера (Дата, Событие и Дата и событие), четвертый пункт списка оставлен пустым для тех случаев, когда необходимо выполнить понижение уровня безопасности вручную.

Понижение уровня безопасности по дате

Если триггер включает дату, укажите дату, когда вы хотите выполнить понижение уровня безопасности записи.

Это поле является условным, оно становится обязательным только при выборе триггера Дата или Дата и событие.

Понижение уровня безопасности по событию

Если триггер включает событие, укажите событие, по наступлению которого вы хотите выполнить понижение уровня безопасности записи.

Это поле является условным, оно становится обязательным только при выборе триггера Событие или Дата и событие.

Конечный уровень понижения

Понижение уровня безопасности может выполняться до любого уровня ниже текущего, кроме уровня "Unclassified" (неклассифицированный), потому что этот уровень соответствует деклассификации, которая в форме выполняется иначе.

Инструкции по понижению уровня безопасности

Приведите инструкции по выполнению понижения уровня безопасности.

Это поле является условным, оно становится обязательным, независимо от выбранного триггера, если выбран какой-либо триггер.

Уровень безопасности понижен по

Поле только для чтения, которое автоматически заполняется при обработке понижения уровня безопасности.

Кем понижен уровень безопасности

Выберите любого пользователя из списка.

Повышение уровня безопасности

Следующие параметры добавляются в нижней части формы при установке флажка этого атрибута:

Повышение уровня безопасности по

Значение этого поля заполняется автоматически при обработке повышения уровня безопасности.

Кем повышен уровень безопасности

Добавьте имя пользователя.

Причины повышения уровня безопасности

Выберите положение переключателя, соответствующее предпочитаемому методу определения значения и заполнения поля.

Проверка

Следующие параметры добавляются в нижней части формы при установке флажка этого атрибута:

Дата проверки

Укажите дату и время завершения проверки, если она проводилась.

Кем проверено

Введите имя проверяющего (их). Это поле является обязательным, только если указана дата проверки.

* Начальная классификация

Значение этого поля заполняется автоматически, если значения извлекаются из такого источника, как руководства по классификации или исходные классифицированные записи. При необходимости это значение можно сбросить, независимо от источника, из которого извлекаются значения.

* Текущая классификация

Значение этого поля заполняется автоматически, если значения извлекаются из такого источника, как руководства по классификации или исходные классифицированные записи. При необходимости это значение можно сбросить, независимо от источника, из которого извлекаются значения.

Классифицирующий орган

При создании классифицированной записи введите название классифицирующего органа.

Уточните у администратора записей, как это поле определяется в вашей организации.

Кем классифицировано

Это поле является обязательным в случае создания классифицированной записи, если уровень Текущей классификации выше, чем Unclassified (неклассифицированный). При создании неклассифицированных записей поле является необязательным.

Выберите положение переключателя, соответствующее средству, при помощи которого для данного значения определяются пользователи, имеющие право доступа. Можно установить выбор значения из списка или ввод значения.

Уточните у администратора записей, как это поле определяется в вашей организации.

Причины классификации

Выберите из списка действительных значений причину создания классифицированной записи, если руководство по классификации не указано в свойстве Источник, или если руководство выбрано, но не имеет значения для автозаполнения данного поля.

При необходимости можно изменить значение по умолчанию, устанавливаемое руководством по классификации.

Деклассифицировать по

Выберите из списка триггеров необходимый триггер для начала деклассификации классифицированных записей. Хотя в список включено и пустое значение, остальные 4 варианта триггера следующие:

Классифицированные записи в определенный момент времени должны быть деклассифицированы. В число триггеров включен пустой триггер, который выбирается в качестве значения для неклассифицированных записей, когда параметр Текущая классификация имеет значение Unclassified (неклассифицированный).

Значение этого поля может заполняться автоматически согласно руководству по классификации, если оно выбрано в поле Источник. При необходимости это значение можно изменить.

Это поле не может быть заполнено автоматически, если параметру Деклассифицировать по не присвоено значение в выбранном руководстве по классификации.

* Деклассифицировать по наступлению даты

Это поле является обязательным, если в поле Деклассифицировать по выбран триггер деклассификации Дата или Дата и событие.

Деклассифицировать по событию

Это поле является обязательным, если в поле Деклассифицировать по выбран триггер деклассификации Событие или Дата и событие.

Оговоренная категория

Выберите из списка действительных значений оговоренную категорию, если руководство по классификации не указано в свойстве Источник, или если руководство выбрано, но не имеет значения для автозаполнения данного поля.

Оговоренная категория необходима в случае выбора даты деклассификации, выходящей за пределы порога деклассификации (другими словами, записи обычно должны деклассифицироваться по наступлению определенной даты, но вы просите продлить срок).

При необходимости можно изменить значение по умолчанию, устанавливаемое руководством по классификации.

При выборе в поле Источник значения, отличного от руководств по классификации, это поле становится предназначенным только для чтения.

Деклассифицировано по

Значение только для чтения, которое отображает время и дату, когда была выполнена деклассификация записи (вручную или автоматически заданием деклассификации).

Кем деклассифицировано

Значение только для чтения, указывающее лицо, которое выполнило деклассификацию, или учетная запись, ассоциированная с соответствующим заданием.

Создать связь записи

Открывает страницу, позволяющую выбрать тип связи записей. На этой странице также есть указатель, позволяющий соединить объявляемую запись с другой записью в качестве дочерней или родительской с помощью выбранного типа связи.